제목 [무역리스크 관리] 프로젝트 협상 시 위임장을 잘 챙겨라

내용

 

[무역리스크 관리] 프로젝트 협상 시 위임장을 잘 챙겨라

 

큰 프로젝트 일수록 더욱 철저하게 준비해야 한다는 의미에서 ‘위임장(Power of Attorney, 이하 POA)’을 잘 알아야 한다. 해외 출장 중에 개도국에서 가끔 일어나는 일이 있다. POA가 없어 협상을 진행하지 못하는 경우다.

 

●회사의 공식 위임장(POA) 필요

 

종합상사 A 부장은 중국으로 출장을 갔다. 소각로 설비와 관련된 협상이라는 중차대한 임무가 그에게 주어졌기 때문이다. 출발 전 내부 회의를 통해 다양한 시나리오를 수립하였다. 가격과 결제조건 등에 대한 상대의 다양한 반응을 염두에 두고 철저하게 준비하였다.

 

그런데 중국 출장은 싱겁게 막을 내렸다. 중국 측 파트너가 A 부장에 대한 POA가 없어 협상 대표권을 믿을 수 없다면서 사실상 문전박대한 것이다. 아주 흔한 일은 아니지만, 개도국 바이어를 만날 때 발생할 수 있는 시나리오다.

 

특히 기존에 거래관계가 없다가 새롭게 거래를 트기 위해 협상하는 경우 상대의 신뢰를 확보하고 상대에 대한 존중의 의미로 위임장이 중요할 경우가 종종 있다. 협상으로 나선 책임자가 회사 대표이사가 아닌 경우에 위임장도 없으면 상대방은 자기들을 무시했다고 해석할 수 있다는 의미다.

 

위의 경우처럼 위임장을 갖고 다시 방문하거나 본격적인 협상도 전에 협상 대표로서 적법성을 논쟁하는 우려를 줄이기 위해 가장 신경 써야 하는 것은 명함 이외에 정식서류를 준비하는 것이다. 

 

POA(회사의 공식 위임장)가 그 주인공인데 명함과는 엄격하게 다르다. 명함을 내밀며 스스로 부서나 본부의 책임자임을 아무리 강조해도 대답 없는 메아리와 다름이 없다. 신분이 불확실할 뿐만 아니라 협상에 대한 전권을 위임받았다는 증거가 될 수 없기 때문이다.

 

▲협상 대표로서 적법성을 담보하기 위해 가장 신경 써야 하는 것은 명함 이외에 정식서류, 곧 ‘위임장(Power of Attorney)’을 준비하는 것이다. 사진=아이클릭아트 제공

 

●여권과 이름이 일치해야 하는 이유

 

POA를 소지하는 경우에도 조심해야 할 부분이 있다. 꼭 필요한 정보가 그 속에 들어가지 않으면 위임장은 절름발이 신세로 전락하여 상대방의 홀대로 이어진다. 

 

실제로 모 종합상사에서 벌어진 일이다. 위임장에는 Mr. Choi Go Sok 부장을 본 사업과 관련하여 ㈜A종합상사의 Attorney로 선임한다고 분명하게 표시되어 있었다. 

 

그런데 이를 본 상대측은 얼굴을 찡그린다. 위임장에 나와 있는 이름과 여권상의 이름이 달랐기 때문이다. 발음이 비슷하지만, 철자가 엄연히 다른 Choe Gou Sok으로 표시되어 있었기 때문이다. 

 

이름과 관련된 철자를 여권과 반드시 일치시키고 여권번호를 병기하는 것도 좋은 대안이다. 

 

일반적인 POA 문구에도 관심을 기울여야 한다. 일반적으로 회사 이름과 주소가 들어가고 임명된 협상 대표가 협상에 있어 회사를 법적으로 대표하여 협상을 한다는 내용을 명확하게 표시해야 한다. 

 

We, the undersigned ABC Corporation, a juridical person having its registered office at 000, Namdaemunno 5-ga, Chung-gu, Seoul, Korea (hereinafter called as the “Company”) do hereby constitute and appoint Mr. Choe Gou Sog (hereinafter called as the “Attorney”) whose passport number is ________ as our true and lawful representative to do the following in Peoples Republic of China. 

 

(우리는 대한민국 서울특별시 중구 남대문로 5가 000에 등록 사무소를 둔 법인인 ABC주식회사(이하 “회사”라 한다)가, 여권번호 ________ 인 최고속 씨(이하 “대리인”이라 한다)를 중화인민공화국에서 아래의 사항을 수행하기 위한 당사의 적법하고 정당한 대표자로서 이에 위임하고 임명함을 선언한다.)

 

●해외지사장 임기 만료 때 유의

 

해외지사장이 영업 성적이 아주 좋거나 그 반대로 회사와 마찰이 있는 상황에서 현지 근무 기간이 만료되면(인사 발령 되면) 전혀 예기치 않는 상황이 심상치 않게 발생한다. 본사로 귀국하지 않고 바로 현지에 눌러앉는 경우가 대표적이다. 

 

더 심각한 문제는 이전에 거래했던 바이어들을 모두 꼬드겨 함께 이탈하는 경우다. 여기서도 POA가 문제가 되기도 한다. 

 

기존에 지사장 역할을 원활하게 수행하도록 유효기간이 없는 위임장을 발급해 주어 활용했는데 퇴사 이후에도 이를 활용하여 자기 이익을 취하고 있기 때문이다.

 

 때에 따라서는 범죄 수준의 사기행각도 회사 이름으로 자행하고 있어 본사와 현지 지사를 곤혹스럽게 하고 있다. 터무니없는 조건으로 계약을 체결한 후에 선수금을 받고 그 이후 절차는 나 몰라라 하고 있기 때문이다. 해당하는 금액이 수천만 달러에 달하기도 하였다.

 

따라서 위임장을 발급할 때에는 위임하는 업무의 종류와 존속 기간을 명확히 표시하여야 한다. 편의성을 위해 막연하게 정하는 것을 피해야 한다. 

 

위임장에는 수임하는 업무나 프로젝트명을 반드시 명기하고 수임 기간도 시작과 종료를 명기해야 한다. 

 

좀 번거롭더라도 짧은 주기로 하는 표시하여 위임장 남발로 인해 리스크를 사전에 제거해야 한다. 해외에 활동하는 직원은 언제든지 회사를 떠날 수 있고 회사에 대해 적대적인 행위도 할 수 있다는 신중한 접근이 필요하다.

 

This Power of Attorney shall remain in full force and effect from the issuing date above and until ________ 20__, or revoked by us and the notice of such revocation is received by you, whichever comes earlier. 

 

(본 위임장은 위에 기재된 발행일로부터 ________ 20__년까지 유효하며, 또는 당사가 이를 철회하고 그 철회 통지가 귀하에게 접수될 때까지 유효하다. 단, 이 중 더 먼저 도래하는 시점까지 효력을 가진다.)

첨부파일